Ein Video zur Sensibilisierung für den neuen Verhaltenskodex von Helvetas
Helvetas suchte Unterstützung bei der Kommunikation ihres neuen Verhaltenskodexes an ihre Angestellten in der ganzen Welt. Das Ziel war sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden den Kodex verstehen und sich daran halten. Entdecken Sie die kreativen Lösungen von cinfo.
«Lösungen finden, die effektiv wirken»
Helvetas
Helvetas beschäftigt rund 1’400 Mitarbeitende, davon sind ca. 1’250 in Afrika, Asien, Mittel- und Südamerika sowie in Osteuropa vor Ort tätig. Zu Beginn des letzten Jahres haben wir unseren Verhaltenskodex vollständig überarbeitet. Diese Überarbeitung war Teil einer allgemeinen Bestrebung, unsere verschiedenen Standards und Vorschriften zu aktualisieren. Das geht von Korruption, Betrug und Interessenkonflikte über Mobbing, sexuelle Belästigung und Machtmissbrauch bis hin zum Schutz von Kindern und der Whistleblowing-Politik.
So unentbehrlich diese Dokumente auch sind, sind sie zugegebenermassen «eine Menge Papierkram». Anstatt dass diese in alten Schubladen verstauben, wollten wir, dass sie alle Mitarbeitenden von Helvetas zur Kenntnis nehmen und sich daran halten. Wie sollten wir also vorgehen? So kamen wir auf die Idee, uns an cinfo zu wenden.
Im Jahr 2018 hatte cinfo bereits eine Reihe von Webinaren für uns organisiert. Ziel war es, die Mitarbeitenden am Hauptsitz und im Feld über die neue Personalentwicklungspolitik zu informieren. Nach dieser ausgezeichneten Zusammenarbeit war die Wahl cinfos für die Umsetzung dieser neuen Sensibilisierungskampagne für uns eine natürliche Entscheidung.
Nach einem ersten Treffen im März schlug cinfo vor, ein informatives und partizipatives Video zu produzieren, d.h. ein Video, das die Mitarbeitenden dazu einladen würde, während des Zuschauens Übungen zu machen. Der Film, den cinfo intern in einer sehr handlichen Weise in kurzer Zeit produziert hat, enthält auch einige Interviews mit unseren Mitarbeitenden, sowohl am Hauptsitz als auch vor Ort. Sie erklären die Bedeutung des Verhaltenskodex und der Vorschriften und wie diese in ihrer täglichen Arbeit zum Tragen kommen.
Das Video enthält Interviews mit unseren Mitarbeitenden, sowohl am Hauptsitz als auch vor Ort.
Heute ist das Video nicht nur im Intranet von Helvetas auf Englisch, Spanisch und Französisch verfügbar. Wir verwenden es auch in Einführungskursen für neue Mitarbeitende unserer Organisation. Darüber hinaus hilft uns dieses Video «die richtigen Fragen» zu stellen, die in speziellen Workshops über den Verhaltenskodex und -regeln diskutiert werden.
«Helvetas bei der internen Kommunikation unterstützen»
cinfo, Daniel Glinz
Es ging alles so schnell. Ende Februar 2019 rief mich Erich Wigger von Helvetas an, mit der Frage: «Wie können wir unsere 1’400 Mitarbeitenden über den neuen Verhaltenskodex und die Verhaltensregeln informieren? Und vor allem, wie stellen wir sicher, dass die Mitarbeitenden die Regeln verstehen und beachten?» Da Helvetas keine eigene Lernplattform hat, wäre die Produktion eines Sensibilisierungsvideos vielleicht die Lösung.
Eine Woche später treffen wir uns in Bern, um die Bedürfnisse der NGO zu klären und den Vorschlag von cinfo zu besprechen: Helvetas spricht sich daraufhin für ein Tutorial aus! Das Video sollte nicht länger als 40 Minuten dauern und Erklärungen zur Anwendung der Regelungen, Aussagen von Mitarbeitenden im Feld und Aufnahmen von Übungen und Reflexionen enthalten. Ich bestehe darauf, dass die Erfahrungsberichte von Helvetas-Mitarbeitenden stammen müssen – Informationen werden viel besser weitergegeben, wenn sie von den Kolleginnen und Kollegen kommen.
Informationen werden viel besser weitergegeben, wenn sie von den Kolleginnen und Kollegen kommen.
Die Frist für die Lieferung ist der 15. Mai und das Budget für das Projekt ist bescheiden. Trotz dieser Beschränkungen bin ich mir sehr wohl bewusst, dass meine Ansprechpartner bei Helvetas eine gewisse Qualität erwarten. Wenn man nicht sorgfältig genug vorgeht, besteht kaum eine Chance, dass die Mitarbeitenden den vermittelten Botschaften Glauben schenken.
Meine Kollegin Gabriela ist die ideale Person für die Rolle der Moderatorin in dem Video. Sie ist sehr kommunikativ und spricht gut Englisch, aber ohne den britischen Akzent, welcher für die meisten Mitarbeitenden im Feld unverständlich ist. Sie spricht zudem fliessend Spanisch und Französisch – die Sprachen, in denen das Video übersetzt werden soll.
Es ist an der Zeit, dass ich mit der Erstellung des Drehbuchs und der visuellen Hilfsmittel beginne – einer Powerpoint-Präsentation, welche die wichtigsten Botschaften zusammenfasst. Danach soll eine Anpassung der Inhalte an das grafische Design von Helvetas erfolgen, welches selbst derzeit überarbeitet wird.
Mitte Mai übergeben wir Helvetas einen Prototyp in englischer Sprache. Unser Auftraggeber ist damit sehr zufrieden. Diese ersten Erfahrungen erlauben es uns, den Prozess und die Aufgabenverteilung zwischen Helvetas und uns für die weiteren Schritte zu optimieren.
Alles in allem ein sehr lohnendes Projekt, auf dessen Ergebnis wir stolz sein dürfen.
